Administrar
o tempo pode ser saída para quem não tem tempo de praticar atividades físicas.
O tempo não para. Na
verdade, a impressão é que ele corre cada vez mais rápido — e nós o
acompanhamos de perto. Na contemporaneidade, não atender às demandas da rotina
acelerada é sinônimo de ser deixado para trás. E perder tempo? Poucas
expressões assustam mais numa realidade onde cada segundo é supervalorizado.
Viver no frenesi,
entretanto, não é saudável nem para a saúde física ou mental. Segundo José
Roberto Marques, presidente do Instituto Brasileiro de Coaching, a falta de
equilíbrio entre o pessoal e o profissional está diretamente relacionada ao
estresse. Para evitá-la, além da prática de exercícios físicos e meditação, o
coaching recomenda uma estratégia que muitas vezes sequer é cogitada: a gestão
de tempo. Sobre quem precisa dessa organização, ele exemplifica:
— Quem começa um
projeto e não termina, leva serviço para casa, trabalha final de semana e perde
a credibilidade precisa de uma boa gerência de tempo para ser mais produtivo.
A gestão de tempo pode
ser utilizada em qualquer circunstância; seja no trabalho ou no ambiente
particular. O primeiro grande passo para integrar uma organização do tempo à
vida é, de acordo com o especialista, abandonar o pensamento individual e
passar a forçar um "pensamento sistêmico", ou seja, voltado para a
coletividade.
— Quando se cultiva um pensamento sistêmico, a maneira como lidamos com as tarefas muda completamente. Entendemos melhor os processos que nos favorecem ou não, além de desenvolvermos a disciplina e o foco — explica ele.
Os processos escolhidos
para uma organização mais produtiva do tempo variam de caso a caso. Marques,
por exemplo, adotou mandar mensagem para si mesmo em intervalos regulares para
lembrar de cumprir atividades. Existem, porém, algumas dicas que ele dá que atendem
a todos.
Otimize o tempo.
Anotar o padrão do dia
durante a semana é uma estratégia eficaz de otimizar o tempo. É a partir desse
autofeedback que se compreende quais estratégias funcionam melhor. Os recursos
utilizados variam de acordo com o particular: a rotina pode ser registrada em
agendas eletrônicas ou físicas e até mesmo post-its.
Planeje o tempo.
Pensar o tempo
disponível é uma etapa importante do planejamento da rotina — e isso somente é
possível através dele. Definir prazos, inclusive, auxilia a definição do que é
ou não importante, além de facilitar o cumprimento.
Defina uma agenda de
tempo.
Quem tem uma memória
boa pode montá-la na cabeça, porém a maioria deve optar pelo uso das agendas
clássicas de papel. Há ainda as alternativas digitais, encontradas nos
celulares. Aplicativos como o Evernote, por exemplo, são de grande valia para
anotar os compromissos.
Estabeleça prioridades.
Estabelecer as
prioridades é indispensável para encontrar um ponto de partida. Pense o que é
importante e trará resultado, quais prioridades estão com o prazo de
compromisso quase expirado e quais são desnecessárias. Nem sempre é possível
dar conta de tudo, portanto, reflita com cautela.
Evitar distrações.
Fazer uma autoanálise
sobre o ambiente de trabalho e lembrar os elementos que podem estar tirando a
atenção também vale a pena. Se no local de produção há muito barulho que
atrapalha a concentração, evite.
Delegar tarefas.
Embora a maioria das
pessoas prefira realizar trabalhos por conta própria, em situações de sobrecarregamento
é recomendável dividir as tarefas com os outros. Além de ganhar mais tempo para
outras atividades, o ritmo da equipe melhora.
Organizar a mesa de
trabalho.
Uma mesa de trabalho
desorganizada pode transmitir a sensação de confusão e improdutividade. Quando
tudo está no lugar, é mais fácil focar e agilizar nas atividades prioritárias.
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